Frühjahr ist Versammlungszeit – das sollten Eigentümer beachten

In vielen Wohnungseigentümergemeinschaften ist das Frühjahr die Hauptsaison der Eigentümerversammlungen. Darauf weist der Bundesverband der Immobilienberater, Makler, Verwalter und Sachverständigen e. V. (IVD) hin. Eigentümer, die sich seit der letzten Versammlung Gedanken über mögliche Anträge gemacht haben, sollten diese jetzt einreichen, um ihre Themen rechtzeitig in die Tagesordnung einbringen zu können. Die Versammlung ist ein zentrales Forum, um über Finanzen, Instandhaltungen und Regelungen in der Gemeinschaft zu entscheiden – insbesondere über die Jahresabrechnung, die laut gängiger Praxis bis spätestens Juni beschlossen werden sollte, sofern der Verwaltervertrag nichts anderes vorsieht.

Fristen und Mitwirkungsmöglichkeiten für Eigentümer

Die Einladung zur Eigentümerversammlung sollte mindestens drei Wochen vor dem Termin bei den Eigentümern eingehen. Bis zu diesem Zeitpunkt können noch eigene Themen für die Tagesordnung eingereicht werden – etwa zu baulichen Maßnahmen, Sonderumlagen oder Regelungen der Hausordnung. Anträge sollten schriftlich und frühzeitig gestellt werden – eine ausgearbeitete Formulierung ist nicht nötig. Auch kurzfristig eingereichte Themen können – je nach Umfang und Dringlichkeit – noch in der Versammlung behandelt werden.

Ebenso kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Tagesordnung ergänzen und die Eigentümer fristgerecht informieren.

Beschlussfassung und Mehrheiten

Zur Abstimmung stehen regelmäßig die Jahresabrechnung, der Wirtschaftsplan oder Maßnahmen zur Modernisierung. In der Regel reicht eine einfache Mehrheit der anwesenden Eigentümer, das heißt mehr Ja- als Nein-Stimmen, Enthaltungen zählen nicht. Für bestimmte bauliche Veränderungen ist eine doppelt qualifizierte Mehrheit erforderlich, das heißt mindestens 75 Prozent der anwesenden Eigentümer, die zusammen mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten.

Eine Eigentümerversammlung ist immer beschlussfähig – auch wenn nur ein Eigentümer anwesend ist oder durch Vollmacht vertreten wird.

Wichtige Unterlagen für fundierte Entscheidungen

Für eine effektive Entscheidungsfindung in der Versammlung sind je nach Tagesordnung folgende Unterlagen hilfreich: Jahresabrechnung, Wirtschaftspläne und Kontenübersichten sowie – bei baulichen Vorhaben – Planungsunterlagen, Kostenvoranschläge und Finanzierungsübersichten. Gegebenenfalls kommen Gutachten oder rechtliche Einschätzungen hinzu. Die Unterlagen müssen spätestens zur Versammlung vorliegen. Eine Vorabübersendung ist nicht verpflichtend, aber oft hilfreich.

„Wer gut informiert in die Versammlung geht, entscheidet sicherer und zielgerichteter“, so IVD-Vizepräsident Markus Jugan.

Online- und Hybridversammlungen: Mehr Flexibilität

Immer mehr Gemeinschaften nutzen digitale oder hybride Versammlungen. Die Eigentümerrechte müssen dabei denen einer Präsenzveranstaltung entsprechen. Der Zugangslink ist individualisiert, nur Berechtigte dürfen teilnehmen. Es muss also sichergestellt sein, dass ausschließlich die im Grundbuch eingetragenen Eigentümer beziehungsweise deren wirksam Bevollmächtigte teilnehmen. Die Technik muss datenschutzkonform sein.

Warum zertifizierte Verwalter jetzt besonders wichtig sind

Die Anforderungen an die Verwaltung steigen. Zertifizierte Verwalter sorgen für eine rechtssichere, transparente Organisation – auch digital. Die Zertifizierung nach DIN SPEC 91462 und das Gleichstellungssiegel der DIAZert stehen für geprüfte Qualität.

„Zertifizierte Verwalter sichern den reibungslosen Ablauf – von der Einladung bis zur Moderation“, so Markus Jugan. „Eigentümer profitieren durch mehr Transparenz, Sicherheit und Werterhalt.

Gut vorbereitet in die Eigentümerversammlung

IVD-Vizepräsident Markus Jugan fasst zusammen: „Eigentümer sollten ihre Rechte kennen und aktiv nutzen. Wer gut vorbereitet ist und auf eine qualifizierte Verwaltung setzt, schafft die Basis für sachgerechte Entscheidungen – ob in Präsenz, hybrid oder online.“